Informacje o wilgotności gleby i wilgotności powietrza, wpisuje się do rubryki „woda”, odnotowując jedynie korzystne lub niekorzystne warunki wilgotnościowe. W rubryce „powietrze” zapisuje się możliwie dokładnie stopień zanieczyszczenia, rozróżniając powietrze czyste, słabo zanieczyszczone i silnie zanieczyszczone — na przykład w sąsiedztwie kotłowni, przystanków autobusowych, zakładów przemysłowych itp.
W miarę możliwości podaje się wartość stężeń lub opadu oraz rodzaj zanieczyszczenia. Powyższych danych nie koduje się. Ewentualne zmiany warunków ekologicznych w poszczególnych latach należy wnosić w odpowiednich rubrykach.
Wiek drzew starszych wpisuje się po określeniu przybliżonym, a wiek drzew młodszych oraz sadzonych podaje się z możliwie największą dokładnością. Wysokość, pierśnicę, rzut korony możemy zmierzyć dokładnie za pomocą wysokościomierza, klupy i taśmy mierniczej. Koduje się jedynie pierśnice według czterech klas grubości w następujących otworach lewej linii perforacji: do 20 cm IŁ; 20—50 cm K; 50—100 cm J; powyżej 100 cm I.
Do kodowania uszkodzeń i zabiegów pielęgnacyjnych przeznaczone są otwory od D-16 do D-29 w dolnej linii perforacji. Klasyfikacja uszkodzeń i zabiegów oraz symbole, które umieszcza się w rubrykach „uszkodzenia” i „zabiegi pielęgnacyjne” podane są w tabelach.
Tabela. Klasyfikacja uszkodzeń drzew, ich symbole i sposób kodowania.
Tabela. Klasyfikacja zabiegów pielęgnacyjnych, ich symbole i sposób kodowania.
Przy informacji o zabiegach podaje się również na odwrotnej stronie karty nazwę preparatu, nawozu itp.; przy informacji o napowietrzaniu natomiast — sposób wykonania, na przykład usuwanie nawierzchni umocnionej, napowietrzanie kompresorem itp. Jest to bardzo ważne ze względu na kontrolę poszczególnych zabiegów i ich skuteczności. Wpisując wszelkie rodzaje zabiegów należy podać termin wykonania przez umieszczenie rzymskiego numeru miesiąca z prawej, górnej strony oznaczenia, np.: p. X oznacza, że leczenie miejsc ubytków przeprowadzono w październiku. Niezależnie od karty należy prowadzić oddzielnie szczegółowy wykaz sposobów wykonania zabiegów, stosując skróty i symbole użyte w karcie. Grupowanie, wyszukiwanie drzew według zakodowanej informacji wykonuje się przez wsuwanie drutu w odpowiedni otwór równo ułożonego stosu kart. Unosząc i wstrząsając drutem oddziela się karty poszukiwanych drzew od pozostałych. Czynności te wykonuje się kilkakrotnie, aż do wyszukania odpowiednich drzew. Karty drzew usuwanych z drzewostanu grupuje się oddzielnie, zaznaczając w rubryce rok i przyczynę usunięcia. Numer drzewa usuniętego jest dopóty nieużyteczny, dopóki na jego miejsce lub w najbliższym sąsiedztwie nie zostanie posadzone następne. Dla nowego drzewa zakłada się nową kartę. Kartoteka jest przydatna również dla krzewów; karty ich należy trzymać oddzielnie.
Możliwe są adaptacje systemu kartoteki.
Zalety kartoteki są następujące:
1) przejrzyste, grupowanie drzew wg danej cechy;
2) chronologiczny układ danych zmiennych w czasie, co zmusza do systematycznego obserwowania i pielęgnowania drzew;
3) możliwość poznania dynamiki wzrostu, rozwoju, występowania poszczególnych uszkodzeń, chorób i szkodników poszczególnych gatunków w konkretnych warunkach ekologicznych;
4) kontrola prowadzenia zabiegów i ich skuteczności. Informacje wnoszone są do odpowiednich kolumn karty w wyniku okresowych kontroli, podczas przeprowadzanych zabiegów, albo po nastąpieniu uszkodzeń. Oprócz kartotek potrzebny jest geodezyjny plan obiektu z naniesionymi drzewami i krzewami. Drzewa na planie zaznaczone są proporcjonalnymi do wielkości koron kółkami oraz numerem — zgodnym z kartoteką. Plan powinien być przejrzysty. Dotyczy to szczególnie układów zwartych. Jeżeli pod okapem drzew pojedynczych lub rosnących w zwarciu występuje podrost lub podszyt, a nawet mniejsze drzewa, należy zrezygnować z zaznaczania ich na planie. Dane te są podane w kartotece.
